Как организовать воинский учет в небольшой компании - ликбез ЕАН
Российские военкоматы хорошо устроились: ведение воинского учета тех, кто может быть призван, законодательно закреплено за работодателями, то есть за компаниями. Как говорится, работодатели помогают комиссариатам поддерживать воинский учет в актуальном состоянии. Если организация большая, то этим занимаются специально обученные люди в отделе кадров (в HR-службе).
Но если компания небольшая и на счету каждый рубль, тогда ситуация осложняется: у исполнителей не хватает не только знаний о том, как устроить учет, но и даже понимания того, с чего начать.
Нервозности добавляет то, что с 1 октября работодатель будет отвечать за неисполнение обязанности или неоказание помощи в информировании сотрудников о необходимости явки в военный комиссариат. При этом неважно, сколько у тебя сотрудников - 1 или 10000.
В сегодняшнем материале ЕАН рассказывает, как правильно организовать воинский учет в небольшой компании силами самого руководителя.
Первое, с чем надо будет смириться: придется много ходить в военкомат по месту юридического адреса компании, писать много бумаг, которые дублируют друга друга, и постоянно оглядываться — есть нарушение в учете или его нет. Придется много гуглить, потому что нельзя написать военкому в свободной форме — мол, у нас Пупкин уволился, а Тяпкин принят. Для уведомления военкоматов нужны специальные формы документов, чтобы понять, где их взять, надо хотя бы понимать, как они называются. Например, с 5 августа действует новая форма, которую используют для уведомления военкомата о приеме и увольнении сотрудников.
И за все эти видимые и невидимые нарушения с 1 октября установлены очень неприятные штрафы – например, за то, что должностное лицо не освободило сотрудника от работы в день явки в военкомат, оно заплатит от 60 до 80 тыс, компания – 400-500 тыс. рублей.
Чтобы немного понимать военкоматовские термины, надо знать, что учет военнообязанных бывает общий и специальный. На специальный воинский учет ставят тех, у кого есть бронь на период мобилизации или военного времени, то есть тех, кого не берут в армию, потому что без них встанет работа в тылу. Это сотрудники военных заводов, железнодорожники и пр.
Но большинство фирм ведет общий учет. На него ставят практически всех мужчин и призывного возраста; и тех, кто уже отслужил; и отучившихся на военных кафедрах и в военных вузах; освобожденных от призыва; мужчин старше 27 лет и даже женщин с военно-учетной специальностью: связисты, врачи, геодезисты и другие.
Воинский учет распространяется на всех сотрудников по трудовому договору, включая внешних совместителей. Не надо ставить на такой учет тех, кого освободили от воинской обязанности, то есть признали негодным по состоянию здоровья.
Еще до того, как организовать воинский учет в организации, вам понадобится назначить ответственного за воинский учет сотрудника.
Как назначить – пропишите должностные обязанности специалиста, который будет вести воинский учет, в трудовом договоре или в должностной инструкции, все документы должны быть сотрудником подписаны, даже если это вы сами. Специальное образование для ведения воинского учета не требуется, но в течение года после назначения человек должен пройти обучение – например, в Институте специальной подготовки ФГБВОУ ВО «Академия гражданской защиты МЧС России», а потом раз в три года повышать квалификацию по общению с военкоматами.
Перечень ответственных за воинский учет надо прописать в приказе об организации воинского учета и бронирования. Он может выглядеть так:
Такой приказ надо издавать при создании организации и далее ежегодно перед началом календарного года. В приказе укажите не только ответственного за воинский учет, но и кто будет заменять во время, например, отпуска или командировки. Важно – ответственный должен передавать заменяющему документы воинского учета по акту. Еще более важно – приказ надо будет согласовать с военкоматом.
Кроме того, надо составить план работы по ведению воинского учета и бронированию граждан, пребывающих в запасе. В него мы вписываем разные мероприятия — постановка на учет(при приеме на работу), снятие с него (увольнение), внесение изменений в связи с женитьбами, разводами, рождением детей, сменой прописки и пр. План этот тоже надо будет согласовать с военкоматом, а потом раз в год его составлять заново и опять показывать в военкомат.
Примерный образец плана можно посмотреть вот тут: План работы по ведению воинского учета и бронированию граждан пребывающих в запасе в 2023 году. Важно — печатайте в двух экземплярах, один военкомат оставит себе, второй — отдаст вам.
Неприятно не только то, что придется с этим дополнительно возиться, а то, что могут проверить все эти приказы и акты и выписать штраф за неправильное ведение воинского учета.
Вот в таком состоянии — с проектом приказа об организации учета, с проектом плана, с назначенными ответственными и с примерным списком тех, кто будет у вас стоять на учете, езжайте в военкомат по месту регистрации юрлица. Там надо будет поставить организацию на учет, заполнив определенного вида карту (ее дадут прямо в военкомате). Познакомьтесь с тетушкой, которая вас курирует, уточните у нее, какие еще нужны документы, — могут быть муниципальные особенности.
Окрыленные первой победой над системой, возвращайтесь в офис. Итак, у нас есть план, приказ, сотрудник, военнообязанные. Как это все совместить, чтобы вести воинский учет в небольшой организации в 2023 году?
Воинский учет граждан в организациях осуществляется по документам:
- приписное свидетельство — для призывников, которые еще не отслужили;
- военный билет — для военнообязанных лиц в запасе.
Поэтому при приеме на работу в 2023 году ответственный за учет специалист должен проконтролировать, все ли указанные документы в порядке: нет ли неточностей, поддельных записей, вырванных листов, все ли необходимые отметки на месте. И если нет — сообщить в военкомат в пятидневный срок.
Для ведения учета ответственный сотрудник заводит по каждому военнообязанному работнику личную карточку, в которой отражается вся информация о нем: семейное положение, занимаемая в организации должность, уровень образования, место жительства и т. д. Для этого нужна Форма №10 - карточка гражданина, подлежащего воинскому учету, скачать ее можно тут: Форма 10 - карточка гражданина, подлежащего воинскому учету - образец и бланк | Современный предприниматель.
Карточку заводят при приеме военнообязанного сотрудника на работу. Карточка состоит из 4 разделов. С первым все просто: он содержит персональные сведения сотрудника, и его заполняют на основании паспорта, прав, дипломов и пр. Обратите внимание, что записи о семейном положении, адресе и номере телефона делаются карандашом, чтобы легко поправить.
Место рождения заполняйте в следующей последовательности: село, город, район, округ, область, край, республика. То есть не Челябинская область, Нагайбакский район, село Париж, а наоборот: с. Париж, Нагайбакский район, Челябинская область.
Второй раздел заполняется уже на основании военных документов. Как правильно это сделать, можно почитать на специализированных порталах, например, вот тут: Форма 10 - карточка гражданина, подлежащего воинскому учету - образец и бланк | Современный предприниматель.
В этот же листок надо будет постоянно вносить актуальные данные о сотруднике, если он развелся, женился, переехал.
Карточки ведутся и на бумажном носителе, и в электронном виде.То есть заполнить надо в электронном виде, а потом распечатать и хранить отдельно.
Храните картотеки в алфавитном порядке по разделам: офицеры запаса; солдаты, матросы, сержанты, старшины, прапорщики и мичманы запаса; военнообязанные запаса женского пола; призывники. Карточки снятых с воинского учета граждан и тех, кто встал на учет по месту пребывания на срок более трех месяцев или по месту жительства, не подтвержденному регистрацией, храните отдельно.
По итогам каждого года работодатели обязаны сверять сведения с военным комиссариатом. Форма 10 «Воинский учет» содержит отдельные поля для отметок о проведении сверки. Точную дату сверки военкомат обычно сообщает, когда утверждает план работы по воинскому учету в конце года. В реквизите карточки «Сверка с военным комиссариатом» сделайте отметку, что провели сверку. Простым карандашом укажите дату сверки и распишитесь
Важно, что при приеме на работу и увольнении военнообязанного сотрудника нужно уведомить военкомат в течение пяти дней с даты издания приказа. Сообщение оформляют в бумажном виде, сведения о приеме или увольнении подписываются ответственным за ВУ, руководителем компании и скрепляются печатью организации. Документ отправляют по почте, а копию квитанции хранят вместе с личной карточкой № 10 работника. Так работодатель всегда сможет доказать, что выполнил обязанность по уведомлению военкомата.
Какие еще обязанности у ответственного за воинский учет в компании? Если какому-либо работнику приходит повестка из военкомата, военно-учетный стол фирмы должен оповестить его об этом, а также поспособствовать, чтобы он своевременно явился в военкомат. Остальные их обязанности изложены в главном документе ведущего воинский учет: Единых методических рекомендациях по воинскому учету в РФ (Генштаб ВС РФ), отсюда же их можно будет и списать, чтобы внести в приказ о назначении ответственного. Отметим, что в 2023 году эти методические рекомендации неактуальны по установленным срокам. С этого года военкомат надо уведомлять в течение пяти дней, а не двух недель.
Юлия Литвиненко
